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总务处2013年工作规划
指导思想
以科学发展观为指导,认真贯彻落实三届二次教代会的精神,以规范管理、务实高效为目标,进一步提高管理水平。建立科学的工作流程,规范各项管理制度,注重管理细节,增强节约意识,为学院的跨越式发展而努力。
第一部分:重点工作
1、 协助领导做好新校区的筹备工作。
随着学院办学规模的不断扩大和办学水平的不断提高,校区分散、面积过小,已成为制约发展的瓶颈因素,为此,2013年学院把新校区建设作为工程建设中心任务和重点工作。
作为基建管理部门,配合相关领导做好新校区建设规划。一是和土地、规划、房产、发改委省市各职能部门汇报、协调,做好土地征用、土地证的办理、施工许可证的办理等工作。二是多方联系资质等级高、信誉好,设计优秀的规划设计部门、地质勘探部门做好整体规划、设计、地质勘探等工作。三是做好围墙、前期平整、水电路等前期工程的方案、招标及开工建设的工作。
2、做好实验实训工厂设备购置工作。
一是充分利用好350万元安全费用资金,完成数控车床、车削中心、立式加工中心等设备的购置工作。二是利用折旧资金400万元,两台高端数控加工中心设备的招标采购工作。
实习实训工厂不仅是学院学生学习、实验、实训中心,也将成为学院新的经济增长点,所以对已该批设备应严格把关,前期应进行充分的了解和市场调研并组织专家进行论证,优选厂家及供货商。按程序规范招标确保设备先进、功能齐全,即满足学生实验操作的先进教学、实验,又能满足生产需要。
3、做好智慧校园建设中学院配套资金所购设备的招标采购工作。“智慧校园”建设是以“电子智能身份卡”为核心,实现二卡合一,银校无缝对接。该项目是个系统工程,学院与移动公司及农业银行共同建设,外部公司投资2000万,我院拟投入310万元,构建校园监控平台一套、标准化考场一套。为确保建设项目的顺利实施,我们积极配合外部公司及系部,做好供应商的考察及招标、入账、出库手续的办理等工作。
4、配合分房管理委员会,做好新建公寓房的分房工作。积极绘制平面图,确定实际户型及面积,共同研究分房方案,整理分房资料,合理处理职工的分房诉求,使房屋分配公开、公平、公正。
5、做好办公用品、劳保用品等各项物资供应工作。
办公用品一直是按经费切块管理,按计划采购,涉及面广,采购的时间及物品较分散,必须加强计划管理,预算管理,统一采购,构成批量的内部招标采购。
第二部分:工作思路.
可通过人员的合理分工、简洁流畅的工作流程,规范、完备的管理制度以及奖罚分明的绩效考核体系,切实调动本处职工各方面的积极性,建立一个优质高效、精干的的管理机制
1、人员的合理分工。根据个人的政治素养、专业知识、特长、兴趣、性格及工作经验,再结合工作的具体性质进行合理分工,做到一方面分工明确,职责清晰;另方面体现出互相协作,紧密配合的团队精神。使大家在各自的岗位上即能学以致用,发挥特长,充分发挥个人最大的潜能;又能积极学习,互相协作配合,从而营造一种人人积极向上、团结奋进的良好的职业氛围。
2、建立简便的工作流程
(1)基建工程及校维修管理流程。根据下达的工程及校维修计划,编制施工方案及预算,然后上报战线领导或院办公会,批准后,五万元以下的先考察施工队伍,可推荐二到三个施工队伍,向战线领导汇报,待批准后,由施工公司再拿方案和预算,如果不超过我院所做的预算,那么可进行施工工作,在施工中做好监管及后期回访评价等工作。
超过五万元的进入招标程序,招标时先编制招标文件,明确施工内容、工期及具体的质量要求,然后考察施工公司,着重选择那些施工质量高、造价合理、施工周期短、施工态度端正等各方面信誉较好的施工公司三到五家作为备选公司,同时根据工作内容推荐评标专家,然后将该项工作作为项目准备情况向战线领导及院办公会汇报,待批准后组织督导、纪检、财务等部门进行招标,而后下发中标通知,和使用部门一同进行现场监督,在施工现场监督阶段,一方面严格按照招标文件及投标文件的要求监督,另一方面充分尊重使用部门的合理要求,有变更的需使用方和我们处室共同认可,并向战线领导或院办公会研究后方可进行工程变更或签证。工程竣工后做好工程的回访和后评价工作,为施工单位建立工程技术档案及信誉评价档案,为以后的项目做准备。
(2)设备及大宗物资招标采购管理对于设备,根据计划财务处计划管理科下达的专项资金计划,一方面充分了解设备的性能、作用、生产、实训能力,另一方面进行充分的市场调研选择供货商,在选择供货商时,优选厂家及总代理,如果厂家和总代理不参与投标,选择那些质量好、信誉高、价格合理、供货时间及时、售后态度、服务较好的供货商参与投标。可优选三到五家,然后作为项目准备情况向战线领导及院办公会进行汇报,批准后上报集团招标公司,进入招标程序。招标后督促设备到货,和教务处、使用部门把好验收关,并到集团公司办理出库等后期手续。对于大宗物资,必须有经费渠道或者院主要领导审批的物资采购报告,接到报告后,同样市场调研、确定厂家及供货商,撰写招标文件、选择评标专家,经批准后,组织督导、纪检、财务进行招标采购,而后办理相应的手续。
(3)零星物资采购管理。零星物资分为两类,一类是各单位的经费办公用品及耗材,必须坚持两个原则,一个是严格按程序,必须做到有计划的采购,该计划要经过战线领导、督导处的审批方可采购,坚决杜绝私自采购。另一个原则是充分尊重使用部门的需求,保证不能超出计划金额,保证采购质优价廉的物品,另一类是突发性的上级检查所发生的零星物品,没有明确的经费渠道,该类采购要坚持按院领导审批的金额及明细进行采购或办理出库手续,否则一律不予办理相应的手续。
3、规范各项管理制度并严格执行。根据学院下发的《平职学院固定资产管理办法 》、《平职学院办公机具管理实施细则 》、《平职学院基建工程和维修工程管理办法》、《平职学院物资采购供应工作管理规定》,以及讨论通过的《平职学院项目招投标管理办法》严格执行、落实,在执行的过程中要做到与时俱进,根据实际做完善和补充,使其更规范化、制度化、科学化。
4、实行内部绩效考核,调动职工的积极性。根据工作岗位及职责,按照德、能、勤、绩、廉确定工作标准,可分为优秀、良好、一般等三个档次,工作主动、超前,有创新精神,工作不计时间、不计报酬,很好的完成各项任务,可划分为优良;工作上没有创新,时间上能坚持正常的工作时间,安排的工作能较好的完成,可划分为优良;工作滞后,不能按时完成工作,有迟到、早退现象,可评定为一般。不同的档次从绩效工资、评先上进行考虑奖罚,做到优劳优酬、多劳多得。
第三部分:工作措施
一、严格基建工程管理,实施三控两管一协调。
1、计划控制
    不论新建工程还是维修工程,都要坚持先有计划,或者是集团公司下达的专项资金计划或者是学院下达的校维修计划,严格按计划资金,对于每个项目先做方案,拿预算,再汇报审批,然后施工的工作程序,努力把工程支出控制在预算范围内。
2、质量控制工作
把好三关做好两个检查三关一是材料关,用于工程上的材料必须有材料出厂合格证、质量检验报。不符合合同及工程质量要求的材料不得进入施工现场,已进入施工现场的必须限期清退出场,由此造成的所有损失均由施工方负责。二是施工关 工程开工之前,工程监管人员要审查施工单位提供的施工组织设计方案,要着重审核主要分部分项部分的施工方法、施工工艺及技术要求。施工组织设计方案经审核通过后才能用来指导工程施工。三是验收关  依据工程施工及验收规范要求要做工程的验收工作。要着重把好工程的工序验收关、竣工验收关。工序及竣工验收要有具体的书面的材料。
两个检查是指定期检查和不定期检查。工程监管人员每天要深入到工程施工现场至少两次,要做好工程的检查记录,对检查中发现的问题要及时通知施工单位。不定期检查。根据工程施工情况,工程监管人员可随时进入施工现场检查工程施工情况。
3、进度控制
       工程开工之前都要求施工单位提供施工进度计划(网络图或横道图)、劳动力需求计划。施工过程中,工程监管人员要做好一对照,一调整,一督促。一对照是工程实际进度与工程计划进度相对照,一调整是根据工程进度滞后的情况及原因调整下一步工程施工的进度计划。一督促是督促施工单位按调整后的进度计划组织施工。
4、加强工程的信息管理及安全管理
    工程监管人员要养成记工程监管日记的习惯,要收集材料出厂证明及出厂合格证,要保存好工程施工期间所拍的影像资料、各种质量检查记录及书面材料。工程完工后要把这些资料整理归档,作为今后查阅的依据。
加强工程施工的安全管理,确保施工期间及使用过程中不出现安全事故。
5、 一个协调是指协调施工中校农关系、学院与施工队的关系、协调施工队与使用部门的关系,确保优质高效完成各项施工任务。
二、严格物资采购管理,加强计划性,注重管理细节。
1、继续坚持外部监管与内部监管相结合
外部监管方面。坚持大宗物资招标采购制度,即:由纪检、督导、财务及使用部门全程参与;建立零星物品采购信息采集、反馈制度,即:对采购的物品按照程序进行调查,从质量、效率、服务对象满意度等方面征求使用单位意见;建立信息台帐,并及时整理、汇总、分析、反馈、整改;建立供货商档案,对质量、价格、售后服务等情况综合评价。
内部监管方面。加强计划、采购、入库、出库、出库单的办理等流程管理,简化程序、特事特办、环环相扣、互为监督。同时建立采购统计制度。对于计划落实情况、出库情况、出库单办理情况、报账情况等实行月统计制度,并将统计结果在公告栏公示。
2、继续坚持内部考核制度。在坚持有计划采购、统一采购、大宗物品招标采购、杜绝私采乱购的前提下,注重物资采购服务标准及管理细节。做到标准明了、合理,统计详实、准确,评价客观、公证,赏罚分明、得当,同时能调动职工的积极性与主动性。做到持之以恒,常抓不懈;坚持不断总结、及时完善。
三、严格仓储管理程序,注重提效降耗管理
1、实行仓库分区管理。根据物品种类、性能、储存要求等因素划分区域,设置专人,明确分工,各负其责,提高工作效率,减少物品损耗。定期开展仓储管理评比,奖优罚劣。
2、实行库存物资的帐、卡、物管理。分别建立电子帐及手工帐,制作物品分区、分类标识牌填写物、料收、发、存登记卡,对库存数量、进库日期和数量、结存数进行详细登记,做到帐、卡、物相符。
3、实行定期盘库制度。坚持每月定期盘库,及时发现存在问题,及时调整工作思路,及时采取工作举措,及时将借出的办公机具回收入库。对于回收或腐蚀经相关部门鉴定确实没有使用价值的物品,及时完善手续,报请学院领导批准处置,提高仓库的使用效率。
四、严格房产、地产管理程序,注重完善各类房屋管理档案。
1、更新和完善我院职工住宅台账,并录入集团公司职工住房档案软件系统,确保住房纸质档案与微机档案保持一致。
2、建立非住宅用房分栋卡片;绘制所有住宅用房和非住宅用房的分栋平面位置示意图,建立网络档案。
3、及时催缴房屋租金,确保资金的合理回收。
五、做好总务处分管的招生宣传任务。挑选精兵强将认真学习招生处发放的招生资料,深入宝丰、汝州各个高中、职业中专以及当地的教委进行宣传。圆满完成招生任务。
六、抓好处室职工整体素质的提升,做到满意服务。
1、加强政治理论学习。坚持每周六上午学习制度,集中学习政治理论及学院的各种工作会议精神。通过学习,重点提高个体及群体把握大局、判断问题的能力,树立“务实高效、满意服务”意识,把全体职工的行为统一到为学院发展做贡献的要求上来。
2、加强业务知识学习。总务处涉及高校基建、物资、招投标、房地产管理等后勤管理方方面面,需要素质高、专业能力强、踏实、敬业的优秀员工,所以2013年业务学习的重点是继续加强岗位业务知识学习、通过外出培训、内部交流和岗位练兵等多种渠道,改善职工知识结构,更新岗位知识,提高职业技能,做管理、服务的标兵。
第四部分:结束语
2013年,是学院强化内涵,大跨越、大发展的一年,为此,总务处全体职工在学院党政的正确领导下,在各系部处室的大力协作下,有决心、有信心完成2013年的各项工作,做管理、服务的示范,为学院的跨越式发展贡献自己的智慧和力量

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