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计划管理 满意服务 为学院的快速发展做贡献 -----总务处2012年工作规划
指导思想
以科学发展观为指导,认真贯彻落实三届一次教代会的精神,以计划管理、满意服务为目标,进一步提高管理水平,落实各项管理制度;进一步提高服务水平,推出微笑服务、满意服务;进一步增强节约意识,注重管理细节,为学院的快速发展而努力。
一、重点工作
 在抓好日常工作的同时,重点抓好七项工程,即:
1、机电学院教学楼续建工程
一是抓紧时间和市各职能部门汇报和协调,做好该工程的设计、方案论证、手续办理等。二是因该工程资金量较大,须提前做好专项资金计划的上报、预算的编制及审批、决算工作。
2、生活园区新征83亩土地证的办理、规划及建设工程
协助领导做好新征83亩地土地证的办理、整体规划设计、招标及开工建设的准备及相关工作。
3、综采综掘实训大楼筹建工程
积极协助领导与市政各职能部门联系,做好该工程规划、设计、方案论证等建设手续办理工作。
4、北校区综合大楼筹建工程
积极协助领导与市政各职能部门联系,做好该工程规划、设计、方案论证等建设手续办理工作。
5、完成东西生活园区地下通道工程,保证地下通道畅通
做好地下通道工程专项资金计划上报、预算审批、决算等工作,同时保质保量圆满完成地下通道工程的施工任务,尽早使地下通道畅通。
6、做好足球场地人工草坪工程方案的设计、论证及规划工作
足球场地草坪一直斑秃不平,到冬季草坪枯萎,观感很差,影响学院的形象,为此,可将天然草坪改造为人工草坪,达到四季常绿的效果。
7、完成工贸小区实验楼改造工程
具体包括实验楼改造方案、概预算编制及资金计划的争取等。力求进行全面改造,彻底消除用电隐患,美化内部环境,保证教育教学及实验条件,实现资源利用最大化。
二、具体措施
加强计划管理,预算管理,导入节约管理、细节管理,全面推行满意服务。
(一)严格基建工程管理,强化计划性及预算性。
对于大的工程及维修项目,两委会研究确定后,由各使用部门填报项目申请计划,领导签字后,可制定详细的方案和概算,然后实施。对于零星维修,比如屋面漏雨及各种室内外土建、装饰、管道等维修,可下达征集计划的通知,要求各院属各系部、处室等单位按程序上报计划,然后对所列的计划进行分类、汇总,划清维修的范围,属于物业等份内维修的,由物业公司负责,构成维修项目的进行现场勘查、测量,制定施工方案、绘制施工图纸,编制施工概算,进行细化后形成一个切实可行的校维修计划,并按照急需维修的项目、需要维修的项目进行有效分类,上报两委会研究。一旦两委会研究通过,全年即严格按该计划执行,坚决杜绝无计划工程。
(二)坚持五项原则,抓好工程管理。
一是坚持四个不施工,即没有计划不施工、没有资金渠道不施工,没有切实可行的方案不施工、没有概算不施工。
二是做到四个不审批,即没有计划的不审批、没有现场再复核的不审批、超过计划资金的不审批,手续不全的不审批。
三是同时严格资金渠道,在做计划时明确资金渠道,做到集中折旧、学院自由资金、食堂资金及住房维修资金及各部门经费资金互不占用。
四是对于由于上级部门验收需要维修的项目以及突发性的项目像管道损坏等迅速制定方案,拿出概算,及时向领导进行汇报,拿出补充计划并经两委会研究后增补计划项目进行实施。
五是坚持合同管理,维护合同的严肃性。
基建工程包括工程设计、工程监理及工程施工必需按照合同范本签订施工合同,需要中平能化集团备案的合同做好备案合同的签字手续的办理工作。校内合同必需有院长的签字或经院长授权领导签字后方可加盖合同专用章。在设计监理施工过程中,严格按合同条款进行管理,对于超出合同的部分,必需由现场监管人员、相关领导签字并作出书面的补充合同。然后按合同履行。
校维修工程,超过五万元的必需进行招标,招标后签订施工合同,严禁超出合同的项目及资金发生。对于零星的校维修工程,方案及概算价格就是工程的最高限价,可视为合同的最高限价,如果增加工作内容,需重新打报告,由领导批示后实施。
(三)、严格物资采购管理,加强计划性,注重管理细节。
对于普通的办公用品,按照程序计划采购,首先由使用部门提出采购计划,经战线领导签字后,由督导处核实经费资金渠道签字认可后,总务处实施。大宗物资及设备必须招标采购,设备列入集团公司计划,由集团公司招标采购,大宗物资执行学院的招标采购制度。在执行过程中坚持几项原则
1、坚持外部监管与内部监管相结合
外部监管方面。坚持大宗物资招标采购制度,即:由纪检、督导、财务及使用部门全程参与;建立零星物品采购信息采集、反馈制度,即:对采购的物品按照程序进行调查,从质量、效率、服务对象满意度等方面征求使用单位意见;建立信息台帐,并及时整理、汇总、分析、反馈、整改;建立供货商档案,对质量、价格、售后服务等情况综合评价。
内部监管方面。加强计划、采购、入库、出库、出库单的办理等流程管理,简化程序、特事特办、环环相扣、互为监督。同时建立采购统计制度。对于计划落实情况、出库情况、出库单办理情况、报账情况等实行月统计制度,并将统计结果在公告栏公示。
2、坚持内部考核制度。在坚持有计划采购、统一采购、大宗物品招标采购、杜绝私采乱购的前提下,注重物资采购服务标准及管理细节。做到标准明了、合理,统计详实、准确,评价客观、公证,赏罚分明、得当,同时能调动职工的积极性与主动性。做到持之以恒,常抓不懈;坚持不断总结、及时完善。
(四)、严格仓储管理程序,注重提效降耗管理
1、实行仓库分区管理。根据物品种类、性能、储存要求等因素划分区域,设置专人,明确分工,各负其责,提高工作效率,减少物品损耗。定期开展仓储管理评比,奖优罚劣。
2、实行库存物资的帐、卡、物管理。分别建立电子帐及手工帐,制作物品分区、分类标识牌填写物、料收、发、存登记卡,对库存数量、进库日期和数量、结存数进行详细登记,做到帐、卡、物相符。
3、实行定期盘库制度。坚持每月定期盘库,及时发现存在问题,及时调整工作思路,及时采取工作举措,及时将借出的办公机具回收入库。对于回收或腐蚀经相关部门鉴定确实没有使用价值的物品,及时完善手续,报请学院领导批准处置,提高仓库的使用效率。
(五)、严格房产、地产管理程序,注重公寓楼的管理
建立公寓房档案,对房屋进行统计、编号、信息录入工作,绘出图纸,表明设计单位、施工单位 、建设时间、使用时间、使用人、原值等信息,为公寓楼的后期管理做好准备。
六项举措
一是引入维修全方位管理,突出全过程控制。项目从上报,审批,到维修,及竣工验收,整个过程实行全方位管理,对工程的每个工序有重点的进行具体控制。工程项目上报阶段,主要审查维修项目的维修的必要性;维修项目制定阶段,主要查看现场条件,丈量具体尺寸,绘制方案图纸;项目确定阶段,主要审核方案的可行性、经济性、使用性;项目计划上报阶段,主要对项目做概算与报批;项目的施工阶段,主要依据确定的方案对参与施工的人员明确要求,做好质量的监督与检查,做好进度的督促与控制;项目的竣工阶段,重点做好竣工验收与交接及有关资料的汇总工作;项目投入使用后,还要进行一段时间的跟踪服务,一方面是了解维修项目在动态使用环境下的情况,再就是了解施工前制订的方案存在有哪些方面的缺陷,为今后类似项目的管理积累经验。
二是加强工程目标管理,不断探索工作新方法。工程目标主要包括投资目标、质量目标、工期目标。投资目标的控制,要以批准的概算为依据;质量目标的实现,一方面加强工程的监管,同时加强施工人员素质的控制,督促施工单位完善质量管理体系,严把工程的验收关。工期目标的实现,要求施工单位工程项目维修施工前,要根据合同要求上报施工进度计划,要制订出工期的保证措施和具体实施方案,同时在施工期间,还要定期检查施工单位计划的执行情况,发现实际进度滞后于计划时,及时督促施工单位做好人、物、料的调配,加快施工的进度。            
三是引入设备计划论证制度,对于教学实验实训设备,须经教务处组织有关专家对各个设备购置的必要性、技术参数、师资力量以及现有相关设备的利用率等各项指标进行详细论证签字后上报。不得调整增减,不得自定厂家,不得私自采购,待上报集团公司落实资金来源下达计划后方可按程序、按计划的数量操作实施。
四是引入设备到位后考评制度,对于设备的先进性、可操作性、使用频率及效果等方面组织专家进行后评价,并给出考评意见,对由于设备购置出现的问题给出奖罚措施。确保设备购置的使用效果
五是抓好三个环节,加强对支援用煤的管理。即:加强运输环节的管理,采取专人跟车,严防“跑、冒、滴、漏”,控制路损关;加强加工环节的管理,采用录像存档,严防“偷梁换柱”,控制质损关;加强校内使用环节的管理,科学核算,节能降耗,建立日志制度,把好责任关。同时加强用煤档案的管理,相关资料及时审查、归档,要求环环对应,发现问题及时查明原因并整改到位。
六是为确保以上工作的顺利开展,抓好处室职工整体素质的提升,做到满意服务。
1、加强政治理论学习。坚持每周六上午学习制度,集中学习政治理论及学院的各种工作会议精神。通过学习,重点提高个体及群体把握大局、判断问题的能力,树立“快乐工作、满意服务”意识,把全体职工的行为统一到为学院发展做贡献的要求上来。
2、加强业务知识学习。总务处涉及高校后勤管理的方方面面,但专业管理服务人员匮乏,为实现满意服务、规范服务的目标,2012年业务学习的重点是继续加强岗位业务知识学习、外出培训和岗位练兵相结合,改善职工知识结构,更新岗位知识,提高职业技能,为做管理、服务的标兵打下基础。
结束语
2012年,是学院稳定规模,强化内涵,再图发展的一年,为此,总务处全体职工在学院党政的正确领导下,在各系部处室的大力协作下,有决心、有信心完成2012年的各项工作,做管理、服务的示范,为学院的进一步大发展做贡献

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